Materi Sekolah | Pentingnya Komunikasi Dalam Bisnis

Pentingnya Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi di luar perusahaan atau eksternal, wajib kita lakukan dalam hubungannya dengan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya kepada pelanggan atau konsumen.

1. Komunikasi dengan Konsumen

Komunikasi dengan konsumen sangat penting kita bina dan lakukan terus menerus, supaya konsumen tidak lupa pada kita dan produk yang kita hasilkan atau jual. Komunikasi dengan konsumen ini sanggup kita katakan sukses dilakukan jikalau konsumen menjadi pelanggan kita dan tumbuh suatu sikap hanya ingin berbelanja ke toko kita saja atau hanya ingin memakai barang tertentu saja tanpa ingin menggantinya dengan barang lain, yang diistilahkan sebagai ‘ Patronage Buying Motive” .

Komunikasi di luar perusahaan atau eksternal Materi Sekolah | Pentingnya Komunikasi dalam Bisnis

Hal ini hanya dimungkinkan apabila ada komunikasi yang baik antara kita sebagai pemilik usaha, karyawan dan konsumen. Sehingga komunikasi yang baik ini menjadikan tingkat pelayan yang baik pula dari kita lantaran banyaknya masukan yang bisa diperoleh dari konsumen. Baik mengenai keinginan konsumen, barang apa yang banyak disenangi konsumen dan tidak, layanan apa yang mereka butuhkan dan sebagainya. Ini semua merupakan informasi berharga bagi pengembangan perjuangan kita.

2. Komunikasi dengan Lembaga Pemerintah

Komunikasi dengan pemerintah wajib kita lakukan. Dengan demikian, kita sanggup memahami peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, mulai dari tingkat propinsi, kota/ kabupaten, kecamatan hingga tingkat gampong dan lingkungan. Hal ini sangat penting untuk menghindari kerugian dan permasalahan dengan hukum.

Bayangkan jikalau telah mengeluarkan biaya yang banyak untuk memasang kanopi atau papan nama brand usaha, ternyata hal tersebut melanggar peraturan. Bisa jadi lantaran ukuran yang tidak sesuai peraturan yang ditetapkan, posisi yang salah atau hal lainnya. Tentu saja ini akan menjadikan kerugian bagi kita.

3. Komunikasi dengan Masyarakat

Harus kita ingat bahwa perjuangan kita tidak berdiri sendiri, namun ada di tengah-tengah masyarakat. Karenanya penting untuk memahami bagaimana kondisi sosial masyarakat di sekitar perjuangan kita berada. Bagian dari pemahaman mengenai kondisi masyarakat ini yang terkadang terlupakan oleh kita. Akibatnya tidak sedikit perjuangan yang keberadaanya ditolak oleh masyarakat sekitar.

Berlaku toleran, berarti kita telah membangun komunikasi sosial dengan masyarakat sekitar sehingga mempunyai pemahaman akan konteks sosial yang berlaku. Menutup perjuangan pada dikala ibadah Shalat Jum’at pada wilyah yang secara umum dikuasai penduduknya beragama Islam atau di Hari Minggu pada wilayah yang secara umum dikuasai penduduknya Kristen, atau agama lainnya sesuai dengan wilayah tempat perjuangan kita berada. Tidak melaksanakan perjuangan yang bertentangan dengan budaya setempat dan sebagainya, ini merupakan salah satu bentuk komunikasi dengan masyarakat.

Jika kita bisa melaksanakan upaya komunikasi yang baik dan tepat pada perjuangan kita, tidak peduli sekecil apapun perjuangan kita, saya yakin perjuangan kita akan lebih baik dari sebelumnya. Pepatah “Pelanggan Adalah Raja”, bukan berarti kita tunduk kepada kemauan mereka, namun lebih kepada bagaimana kita menghadapi mereka dengan tutur kata, gerak dan perbuatan yang santun dan baik, sehingga mereka akan terus ingat dan kembali kepada kita dan perjuangan kita.

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Didalam suatu pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak sanggup dimengerti oleh akseptor pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan akseptor pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut meliputi antara lain dilema dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.

1. Masalah Dalam Mengembangkan Pesan

Sumber dilema potensial dalam mengembangkan suatu pesan ialah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan sanggup meliputi antara lain munculnya keragu-raguan ihwal isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya kontradiksi emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan inspirasi atau gagasan.

Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akibatnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.

2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan

Komunikasi sanggup juga terganggu lantaran munculnya dilema dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling terang ialah faktor phisik, contohnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka sanggup memblok atau mengganggu suatu pesan.

Jika Anda sedang memberikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat yang memungkinkan audience Anda sanggup melihat dan mendengar dengan terang apa yang Anda sampaikan. Jangan hingga ada diantara mereka yang merasa terhalang oleh sesuatu, menyerupai terhalang oleh badan Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar) suatu bangunan. Disamping itu, jikalau Anda memakai sound system, usahakanlah sound system yang baik. Jangan hingga terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami gangguan teknis atau macet total.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan ialah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui susukan penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang mendapatkan pesan ada kemungkinan hanya sanggup menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah Dalam Menerima Pesan

Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, mendapatkan pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, bangku yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang sanggup mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh, pada dikala Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi menyerupai itu, dapatkah Anda mendapatkan pesan dengan baik? Pada dikala asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis anggun dihadapan Anda. Kondisi lainpun sanggup terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar bunyi tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.

Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si akseptor pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga sanggup mengganggu akseptor dalam mendapatkan suatu pesan.Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka sanggup mengurangi konsentrasi si akseptor pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi ialah kurangnya konsentrasi selama melaksanakan komunikasi. Kadang-kadang pada dikala berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.

4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun dilema terbesar ialah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh akseptor pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, sanggup menjadikan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan akseptor pesan. Sebagai referensi sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari tempat yang berbeda latar belakang budayanya.

TEORI MOTVASI ABRAHAM MASLOW

Motivasi sanggup diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang sanggup menjadikan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

Seberapa besar lengan berkuasa motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas sikap yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.

Dalam teori maslow terdapat 5 pkok kebutuhan insan yang paling mendasar, antara lain:

1. Kebutuhan Fisiologis

2. Kebutuhan Keamana dan keselamatan

3. Kebutuhan akan rasa cinta

4. Kebutuhan Pengghargaan

5. Aktualisasi Diri

Ketika dari slah satu kebutuhan di atas tidak terpenuhi atau belum terlengkapi maka, seseorang belum bisa dkatakan memenuhi kebutuhan dasar manusia. Pada dikala kuliah psikologi kepribdian tadi pagi kita sekelas membahas ihwal kebutuhan dasar dari manusia. Yang saya sanggup dari berguru tadi pagi itu bahwa ketika satu dari kebutuhan itu tidak terpenuhi maka akan muncul suatu tindakan yang tidak di inginkan. Misalkan kebutuhan akan fisiologis tidak terpenuhi seseorang akan merasa sakit, kelaparan dll. Dan ketika kebutuhan akan fisiologis itu terpenuhi maka seseorang itu akan merasa sehat, kenyang, bugar dll. Kemudian dari kebutuhan akan fisiologis itu terpenuhi maka akan dilanjutkan dengan kebutuhan akan rasa kondusif dan keselamatan, begitupun seterusnya.

Terapi Hlistik-Dinamis

Teori yang menganggap bahwa keseluruhan seseorang akan terus menerus termotivasi oleh satu atau lebih kebutuhan dan seseorang mempunyai kemampuan atau potensi untuk tumbuh pada kesehatan psikologis yaitu aktualisasi diri (Feist & Feist, 2010).

Zona Complex

Manusia merupakan makhluk yang tepat dan bahkan ingin menjadi yang lebih tepat dengan adanya motif atau penggagas untuk mendapatkan sesuatu.

Sempat dalam diskusi kuliah tadi pagi pada tanggal 10 Maret 2014(Senin), mendiskusikan ihwal adanya perbedaan atau bertentangan dalam teroi Zona complex ini, padahal itu bukan perbedaan ataupun terdapat pertentangan, tetapi memang dalam Zona complex terdapat 2 konsep, yaitu:

a) Setiap insan mempunyai ambisi pribadi

b) Manusia tidak akan pernah merasa puas dengan keinginan mereka.

PENULISAN BAD-NEWS

A. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad-News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan ihwal pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang sanggup menghipnotis gambaran organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu : (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Di samping itu, perlu juga dijaga gambaran organisasi / perusahaan sebaik mungkin.

1. Menciptakan Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi Anda dalam memberikan bad-news bisa memberikan bantuan yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik :

membantu audiens Anda mengerti bahwa bad-news bisa menggambarkan suatu keputusan yang tegas;
membantu audiens Anda mengerti bahwa keputusan Anda adil;
membantu audiens supaya tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

Dalam penyampaian pesan-pesan bad-news perlu diperhatikan bahwa Anda perlu menekankan apa tujuan audiens Anda, carilah dan temukan apa yang terbaik bagi audiens, dan gunakan pernyataan yang positif dan bukan negatif.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang sanggup diterapkan dalam penyampaian pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak pribadi (indirect approach) dan pendekatan pribadi (direct approach).

a. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan Tak Langsung (indirect approach) merupakan pendekatan yang paling lazim dipakai untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).

Dalam pendekatan tak pribadi terdapatt 4 belahan penting, yaitu : (1) pembuka, (2) alasan pendukung keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataanbad-news, dan (4) epilog positif yang bersahabat.

(1) Pembuka

Tahap awal dalam memakai pendekatan tak pribadi ialah menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news sering disebut dengan buffer.

Dalam menulis paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara lain :

Mengatakan “Tidak”
Penggunaan frase yang tidak relevan
Permohonan maaf
Penulisan buffer yang terlalu panjang

(2) Alasan pendukung keputusan-keputusan negatif

Setelah menciptakan pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya ialah memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan sebenarnya. Jika Anda sanggup menyajikan alasan dengan efektif, hal tersebut akan sanggup membantu audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil maupun logis.

Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus sanggup memusatkan perhatian terhadap apa manfaat yang sanggup diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh, tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, Anda sanggup memberikan klarifikasi kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat dikemudian hari.

(3) Bad-News

Setelah Anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada tahapan ini Anda sanggup secara pribadi mengemukakan apa keputusan yang diambil, menyerupai keputusan menolak lamaran kerja, menolak seruan kredit, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sebagainya.

(4) Penutup

Setelah Anda memberikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap berikutnya ialah memberikan kata epilog yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda sanggup mengusulkan suatu cara pemecahan dilema yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih penting lagi ialah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda.

Apabila dinyatakan dalam sebuah bagan, maka pendekatan tak pribadi sanggup dilihat dalam skema berikut :

b. Pendekatan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan pribadi akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan banyak sekali alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan epilog yang bersahabat.

Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini mempunyai suatu laba yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk hingga pada inspirasi pokoknya yaitu bad-news.

Suatu pendekatan organisasi direct approach sanggup diterapkan jikalau :

Penerima pesan lebih menyukai pesan pribadi ke poin yang dituju.
Pesan tersebut mempunyai efek yang kecil terhadap si akseptor pesan.
Pesan disampaikan secara empati.

B. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan balasan pribadi sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi kendala dalam berkomunikasi. Dalam situasi menyerupai itu, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji kemampuannya untuk menyampaikan “tidak” dengan tetap menjaga kekerabatan yang baik dengan banyak sekali pihak di kemudian hari.

1. Bad-news ihwal produk

Ketika Anda ingin memberikan bad-news ihwal produk, pertanyaannya ialah pendekatan mana yang akan dipilih, yaitu pendekatan pribadi atau pendekatan tidak langsung. Seorang manajer harus bisa menimbang-nimbang kelebihan dan kelemahan masing-masing pendekatan tersebut. Kesalahan dalam menentukan suatu pendekatan akan berakibat kurang menguntungkan bagi perusahaan.

Bad-news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, bad-news ihwal produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh lantaran itu, penyampaian bad-news ihwal produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkannya.

Pada penyampaian bad-news ihwal produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik dipakai pendekatan tak pribadi yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, gres disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.

Lain halnya, jikalau Anda ingin memberikan bad-news ihwal produk menyerupai kenaikan harga produk yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan, pendekatan yang dipakai ialah pendekatan pribadi (direct approach). Dalam hal ini, dampak yang ditimbulkan atas kenaikan harga produk untuk kalangan intern perusahaan akan berbeda jikalau hal itu disampaikan kepada pelanggan.

2. Penolakan Kerja sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu aktivitas tertentu, sementara itu Anda tidak sanggup memenuhi permintaannya, Anda sanggup memakai pendekatan pribadi dan tidak langsung.

Dalam dunia bisnis, menjalin kolaborasi dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa terjadi suatu penolakan kolaborasi bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.

Sebagai contoh, seorang staf promosi suatu perusahaan diminta kesediaannya untuk ikut berpartisipasi sebagai Tim Riset Pemasaran suatu produk tertentu dari perusahaan lain. Namun, perusahaan mempunyai suatu kebijakan tertentu untuk melarang pegawainya ikut serta dalam riset pemasaran. Salah satu yang dikhawatirkan oleh pimpinan perusahaan ialah kemungkinan pengungkapan kerahasiaan perusahaan yang akan berdampak kurang menguntungkan bagi perusahaan tersebut.

3. Penolakan Undangan

Bila harus menyampaikan “tidak” atas suatu undangan sobat bisnis, Anda memakai pendekatan organisasional pendekatan pribadi dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat kekerabatan Anda dengan pihak lain.

Sebagai contoh, sebuah Lembaga Asosiasi Pemasaran ingin memakai gedung pertemuan di perusahaan Anda, sementara itu pada dikala yang sama di perusahaan Anda juga akan diadakan pertemuan rutin internal untuk mengevaluasi kinerja belahan pemasaran di gedung yang sama. Cara penyelesaiannya, apabila Anda belum mengenal baik dengan pimpinan Lembaga Asosasi Pemasaran lebih baik Anda memakai pendekatan tak langsung. Namun, apabila Anda sudah mengenal baik sebagai sobat dengan pimpinan Lembaga Asosiasi Pemasaran, Anda sanggup memakai pendekatan langsung.

C. Penyampaian Bad-news ke Pelanggan

Ketika Anda ingin memberikan pesan bad-news kepada pelanggan atau calon pelanggan Anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca Anda tetap merasa baik dan sanggup meneruskan kekerabatan bisnis di kemudian hari. Oleh lantaran itu, ada tiga hal yang perlu diperhatikan,yaitu :

Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale).
Tetap menjaga arahan atau informasi pelengkap sejelas mungkin.
Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para pelanggan. Jangan hingga pelanggan kecewa hanya lantaran pemilihan pendekatan yang salah. Hal ini harus betul-betul diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Menjaga gambaran baik perusahaan merupakan kiprah yang sangat berat.

1. Bad-news Tentang Pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memberikan pesan-pesanbad-news ihwal pesanan (order). Dalam kaitannya dengan penulisan bad-newskepada pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan Anda, yaitu :

Anda hanya sanggup memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau
Anda sama sekali tidak sanggup memenuhi semua produk pesanan tersebut.

Bila Anda hanya sanggup memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, Anda sanggup memakai pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya ialah goodnews bahwa sebagian produk pesanannya sanggup dipenuhi. Selanjutnya diikuti dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk. Berikutnya diakhiri dengan epilog yang bisa mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut.

Apabila sama sekali tidak sanggup memenuhi pesanan produk pelanggan, Anda masih sanggup memakai pendekatan organisasional tak langsung. Namun, paragraf pembuka atau buffer hanya akan mengkonfirmasi penjualan, dan menjelaskan alasan Anda mengapa tidak sanggup memenuhi atau mengirimkan produk pesanan Anda.

2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Dalam melaksanakan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya Anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Sebagai gantinya, tunjukkan bahwa Anda memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut. Kemudian, jikalau pengaduan tersebut tidak beralasan, jelaskan secara rasional mengapa Anda menolak.

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan Anda sanggup memakai pendekatan organisasional tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada belahan pertengahan surat. Sebagai contoh, seorang pelanggan ingin mengembalikan produk yang telah dibeli kepada perusahaan Anda.

Dalam kaitan ini, pada belahan awal Anda sanggup menyatakan sesuatu yang bersifat netral. Selanjutnya pada belahan berikutnya perlu dijelaskan alasan terhadap suatu keputusan dan diikuti dengan pernyataan penolakan secara eksplisit. Pada belahan final surat perlu kata epilog yang akrab dan memberikan suatu informasi yang diminati oleh pelanggan, menyerupai penawaran produk baru.

3. Mengganti Produk

Seorang pelanggan sanggup saja meminta atau rumusan suatu produk yang gres saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan sanggup menyetujui produk pengganti, Anda sanggup mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan.

Jika ragu-ragu, Anda sanggup mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang sanggup dipakai dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk ialah memakai pendekatan organisasional tak langsung.

Anda sanggup membayangkan suatu tantangan yang menarik, manakala produk pengganti lebih mahal daripada produk aslinya. Anda harus sanggup memperlihatkan kepada pelanggan Anda mengapa produk pengganti tersebut lebih mahal daripada produk aslinya. Apabila produk pengganti tersebut disetujui, perlu adanya pembiasaan harga produk.

4. Tidak Memenuhi Pesanan

Kadang kala Anda tidak sanggup memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi, kiprah Anda ialah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak sanggup memenuhi pesanan dari pelanggan Anda. Pendekatan yang diterapkan ialah indirect approach. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda ialah membantu pelanggan dengan memberikan informasi di mana suatu produk sanggup diperoleh.

D. Bad-News Tentang Orang

Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus memberikan bad-news kepada karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin sanggup ditulis dengan pendekatan langsung. Di lain pihak, surat-surat untuk pelamar pekerjaan sering kali ditulis dengan pendekatan organisasional tak pribadi lantaran pembaca akan dipengaruhi secara emosional.

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi sanggup dilakukan dengan pendekatan organisasional pribadi dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi ialah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.

2. Penolakan Lamaran Pekerjaan

Dalam dunia bisnis, pengisian lowongan pekerjaan merupakan hal yang biasa. Pada umumnya, jumlah pencari kerja lebih banyak daripada jumlah lowongan pekerjaan yang tersedia. Untuk sanggup mengisi lowongan kerja, para pencari kerja harus menulis surat lamaran pekerjaan (job application letter). Untuk memberikan balasan surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan organisasional pribadi sanggup digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, sanggup dipakai pendekatan organisasional tak langsung.

3. Surat Penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi sanggup disebabkan oleh banyak sekali alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan manajemen yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik atau konduite peminjam yang kurang baik.

Untuk memberikan balasan kepada pemohon kredit, Anda sanggup memakai pendekatan organisasional tak langsung. Pada belahan awal nyatakan secara netral, kemudian berikan klarifikasi secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada belahan final surat, Anda sanggup memberikan kata epilog yang hangat dan bersahabat.

PESAN PERSUASIF

Komunikasi persuasif ialah komunikasi yang bertujuan untuk mengubah atau memengaruhi kepercayaan, sikap, dan sikap seseorang sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diperlukan oleh komunikator

Pada umumnya sikap-sikap individu/ kelompok yang hendak dipengaruhi ini terdiri dari tiga komponen:

Kognitif – sikap dimana individu mencapai tingkat “tahu” pada objek yang diperkenalkan.
Afektif – sikap dimana individu mempunyai kecenderungan untuk suka atau tidak suka pada objek.
Konatif – sikap yang sudah hingga tahap hingga individu melaksanakan sesuatu (perbuatan) terhadap objek.

Kepercayaan/ pengetahuan seseorang ihwal sesuatu dipercaya sanggup memengaruhi sikap mereka dan pada akibatnya memengaruhi sikap dan tindakan mereka terhadap sesuatu. mengubah pengetahuan seseorang akan sesuatu dipercaya sanggup mengubah sikap mereka. Walaupun ada kaitan antara kognitif, afektif, dan konatif – keterkaitan ini tidak selalu berlaku lurus atau langsung.

Contoh:
“Budi tahu/ percaya (kognitif) bahwa kendaraan beroda empat Mercedes-Benz itu kendaraan beroda empat yang bagus. Budi juga bahagia (afektif) melihat bentuk kendaraan beroda empat tersebut dikala melenggang di jalan. Tetapi Budi tidak akan membeli kendaraan beroda empat Mercedes-Benz (konatif), lantaran ia tidak punya uang.”

Faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi persuasif supaya berhasil

Banyak faktor menentukan keberhasilan/ ketidak berhasilan suatu pesan yang bertujuan persuasif. Empat faktor utama adalah

Sumber pesan/ komunikator yang mempunyai dapat dipercaya yang tinggi; contohnya seseorang yang mempunyai pengetahuan ihwal apa yang disampaikannya.
Pesan itu sendiri (apakah masuk akal/ tidak)
Pengaruh lingkungan
Pengertian dan kesinambungan suatu pesan (apakah pesan tersebut diulang-ulang)

Namun faktor-faktor ini tidak berjalan secara bertahap, pada banyak kasus faktor-faktor ini saling tumpang tindih.

Contoh:
Etika komunikasi persuasif
Komunikasi persuasif tidak sama dengan propaganda. Menurut Prof. Richard L. Johannesen, Profesor Komunikasi dari Northen Illinois University[2] ntuk membatasi supaya komunikasi persuasif tidak menjadi propaganda maka ada seperangkat adat yang harus dipatuhi

bagaimana menciptakan pesan penjualan yang persuasif

Agustus 5th, 2008 Tagged Persuasive Sales Message, Pesan penjualan, sales messages, trik marketing

Kemampuan anda untuk menjual amat tergantung pada kemampuan anda untuk menceritakan pesan penjualan. Sayangnya, banyak sales profesional, dan hampir semua marketing profesional, tidak mengerti bagaimana caranya untuk memberikan balasan (misal. pesan) yang sebetulnya memotivasi pelanggan untuk membeli. Penyebabnya ialah kebanyakan karyawan tidak mengerti bagaimana menciptakan pesan persuasif. Mereka cenderung menciptakan pesan yang mencerminkan obrolan yang menjemukan menyerupai ruang rapat dewan bisnis.

Pikirkan pesan mempunyai dua skala. Skala pertama “Intellectual” di ujungnya, dan “Emotional” di ujung lainnya. Skala kedua “Abstract” di ujungnya, dan “Concrete” di ujung lainnya. Pesan yang paling tidak persuasif selalu intelektual dan abstrak; pesan yang paling persuasif ialah yang emosional dan konkrit. Ini bisa diperlihatkan pada grafik:

Misalnya, ini dua pesan yang menceritakan informasi yang sama. Mana yang lebih persuasif?

QUOTE #1: “Tindakan pemerintah seharusnya secepatnya diambil untuk mengakhiri pemisahan Jerman. ”
QUOTE #2: “Mr. Gorbachev: Runtuhkan tembok itu!”

Kutipan kedua lebih powerful lantaran konkrit. Hal itu merujuk pada individu yang spesifik, dinding spesifik dan tindakan spesifik, semuanya mewakili hal penting yang perlu dibuat. Pesan kedua juga sangat emosional. Hal itu memakai kata kerja dengan nada emergensi (”runtuhkan”) dan mengungkapkan perasaan yang penting sekali (sebagai perintah atau permintaan), yang menambah urgensi yang dramatis.

Kebanyakan pesan penjualan (dan hampir semua pesan marketing) baik intelektual maupun abstrak, biasanya memakai terlalu banyak jargon perusahaan. Jika ada suatu perjuangan pada isi yang emosional, hal itu biasanya diungkapkan dengan cara abstrak. Sebagai referensi dari email bahu-membahu yang saya gres terima dari vendor direktur CRM:

Anda harus pindah ke [produk] lantaran akan meningkatkan produktivitas melampaui target
Jika anda tidak pindah ke [produk], kompetitor anda niscaya melakukan, dan akan menendang anda keluar dari kompetisi
[Produk] ini gampang untuk diadopsi dan akan menyebarkan organisasi penjualan anda lebih produktif

Amati bahwa ini bukan pesan marketing perusahaan, yang mana yang lebih buruk lagi. Ini ialah pesan dari one-on-one email, hanya sedikit yang mungkin menjadi prospek

Pesan penjual itu tidak kosong sama sekali, tetapi mereka masih tidak berkomunikasi banyak. Apakah “produktivitas” dan “lebih produktif” benar-benar berarti? Dan frase “melampaui” dan “menendang anda” begitu hirau taacuh dimana mereka tidak membawa muatan yang emosional.

Sebagai eksperimen, mari menulis kembali pernyataan pertama di atas untuk membuatnya lebih persuasif.

Original: “Ini akan menciptakan tim anda lebih produktif. ” (Abstrak, intelektual)
Morph #1: “Tim anda akan menutup dua kali penjualan. ” (konkrit, meskipun masih intelektual)
Morph #2: “Tim anda akan merayakan lebih banyak kemenangan. ” (Emosional, tetapi masih abstrak. )
Final: “Tim anda akan masuk ke dalam meeting sales menyerupai pahlawan/juara… lantaran mereka menutup dua kali lebih banyak transaksi dibanding tim lainnya. ” (konkrit, emosional)

Sekarang, mengasumsikan keempat pesan itu didukung dengan data yang sama terbukti bahwa, yang keempat menciptakan anda bahagia membeli perangkat gres CRM?

Silahkan amati bahwa pesan “terakhir” lebih efektif dibanding dari pesan yang ada di daftar, cocok dengan impian dan kebutuhan pembeli.

Misalnya, “pahlawan” menggambarkan pekerjaan terbaik dari sales manajer dari tim yang kurang baik performanya. Bagi seorang sales manager dengan tim yang terus-menerus performanya payah- semua orang juga … bukan begitu.

Pesan Persuasif

Pesan persuasif terdiri dari :

Surat pemesanan atau permintaan;
Proposal dan surat rekomendasi;
Surat lamaran pekerjaan;
Laporan yang meminta sebuah tindakan;
Pesan yang dibentuk untuk mengubah sikap orang lain, misalkan kritik dan saran supaya seseorang mengubah perilakunya menjadi lebih baik.

Ada 2 macam cara menciptakan pesan persuasif yaitu :

a. Direct request pattern, dipakai ketika :

Kita ingin pembaca melaksanakan apa yang kita inginkan tanpa rasa enggan;
Kita butuh tanggapan hanya dari pembaca yang benar-benar ingin bertindak dan baiklah terhadap pesan kita;
Pembaca dalam keadaan sibuk dan berkemungkinan untuk tidak membaca seluruh pesan yang kita buat.

b. Problem solving pattern, dipakai ketika :

Pembaca berkemungkinan untuk merasa keberatan atas seruan kita;
Kita membutuhkan tindakan dari semua orang;
Kita percaya bahwa pembaca akan membaca dan memahami seluruh isi pesan;
Kita berharap suatu pesan yang logis lebih penting dan efektif daripada penggunaan emosi untuk mengajak atau menghipnotis orang lain.

Membuat pesan persuasif yang baik :

a. Direct request pattern :

Subject line yang dipakai yaitu seruan kita terhadap pembaca, topik pembicaraan atau sebuah pertanyaan;
Pesan dimulai dengan seruan kita terhadap pembaca;
Tata urutan isi pesan terdiri dari seruan kita terhadap pembaca, kemudian detail dan di akhiri dengan kembali mengingatkan pembaca atas apa yang perlu mereka lakukan.

b. Problem solving pattern :

Subject line yang kita gunakan berupa ungkapan secara pribadi atau kalimat pendek yang menyatakan laba terhadap pembaca;
Pesan dimulai dengan dilema yang ingin kita sampaikan pada pembaca;
Tata urutan isi pesan dimulai dari memberikan dilema yang kita bahas dalam pesan > menceritakan detailnya > memberikan solusi kepada pembaca > memperlihatkan hal negatif yang muncul > memberitahu pembaca akan adanya sebuah laba bila melaksanakan apa yang ada pada pesan kita > diakhiri dengan meminta pembaca untuk bertindak sesuai dengan apa yang kita harapkan melalui pesan.